L'ABC de l’organisateur de randonnée

Chez Cyclotour, les randonnées du dimanche (ou du samedi) et les voyages de plusieurs jours sont organisés par des membres qui se portent volontaires. Voici un guide pour faciliter leur implication, un apport essentiel à la vie du Club.

1. La planification de la randonnée

Les étapes suivantes décrivent le processus de planification d’une randonnée.

  • Déterminer les trajets et les essayer.
  • Décrire les trajets en utilisant le canevas (voir formulaire à la dernière section) modèle ci-après).
  • Imprimer les trajets afin que chaque peloton en reçoive deux exemplaires, un pour le chef de file et un pour le serre-file. N.B. : On compte généralement un maximum de 6 pelotons par randonnée. Donc, 12 copies sont suffisantes. Conservez le reçu pour remboursement.
  • Si possible, vérifier le parcours une dernière fois une ou deux semaines avant la randonnée (vérifier si des travaux routiers sont en cours).
  • Dans le cas d’une randonnée de plusieurs jours, préparer et animer une réunion d’information (transport, hébergement, repas, trajet, covoiturage).
  • Faire parvenir les données suivantes au directeur technique pour la confection du calendrier :
    • Titre de la randonnée;
    • Date et jour;
    • Distances et niveaux de difficulté (de 1 à 4 roues);
    • Lieu et heure du départ;
    • Nom et no de téléphone du responsable;
    • Description détaillée de la randonnée (pour le bulletin Le Maillon).

2. La réalisation de la randonnée

(pour cette étape, il est conseillé de demander à une ou deux personnes de vous aider)

  • Accueillir les participants et leur donner tous les renseignements nécessaires le matin du départ et accorder une attention particulière aux nouveaux membres :
    • Explication des différents trajets;
    • Rappel des consignes de sécurité;
    • Annonce des pauses AM et PM;
    • Endroit où se déroulera le dîner pour chacun des groupes.
  • Cocher les présences des membres inscrits sur la liste que le trésorier vous fournira par courriel ou par la poste. Ajouter les non membres au bas de la liste.
    N.B. : Les non membres ont droit à une première sortie gratuite.
  • Séparer les groupes par choix du trajet (court, moyen et long).
  • Désigner un chef de file et un serre-file pour chacun des pelotons.
  • Distribuer les dossards aux chefs de file et aux serre-files.
  • Distribuer une trousse de premiers soins et un sac de réparation à chaque peloton. Noter le nom des personnes responsables sur la feuille de contrôle prévue à cet effet.
  • Offrir le gonflement des pneus avec la pompe.
  • Donner le signal de départ.
  • À la fin de la randonnée, ramasser les dossards, les trousses de premiers soins et de réparation et les remettre dans la boîte de l’organisateur. Cocher les items retournés sur la feuille de contrôle. Remettre la boîte à la personne qui organise la randonnée de la semaine suivante.

3. Après la randonnée

  • Faire parvenir le plus tôt possible la liste des présences à la personne désignée, pour fins de statistiques, dans l’enveloppe brune prévue à cet effet.
  • Remplir les documents RAPPORT FINANCIER DE RANDONNÉE et RELEVÉS DE DÉPENSES (voir formulaires à la dernière section, modèles ci-après) et les faire parvenir au trésorier dans l’enveloppe blanche prévue à cet effet.

Éléments à considérer dans la préparation d’une randonnée

  • Préparer une carte géographique du trajet, ce qui est très utile pour se repérer facilement.
  • Préparer des alternatives en cas de routes en réparation, mauvais état de la route, conditions climatiques mauvaises.
  • Éviter les grosses villes, on y perd beaucoup de temps.
  • Choisir des endroits sécuritaires pour les haltes et le dîner, à proximité de dépanneurs et de toilettes.
  • Prévoir un budget conforme à la politique financière du Club.
  • Choisir un lieu du départ facile à trouver, où le stationnement est accessible, autorisé et sécuritaire.

Remboursement des dépenses des organisateurs (source : politique financière)

  • Sur la base des reçus et du rapport de dépense complété (voir formulaire à la dernière section), les frais suivants sont remboursés aux organisateurs de randonnées :
    • l’essence;
    • les appels interurbains;
    • les repas : 20 $ par jour par personne (maximum 2 personnes, maximum 2 jours);
    • l’hébergement : jusqu’à concurrence de 100 $ en occupation double (maximum 1 jour) si la distance entre la résidence de l’organisateur et le lieu de départ de la randonnée est supérieure à 200 km.
    • Un estimé des dépenses doit être approuvé par le trésorier, ou deux membres du Comité exécutif désignés à cette fin, avant d’engager des frais. L’accord du directeur technique est également requis dans la perspective de l’inclusion au calendrier.
    • Le Club ne versera aucun remboursement pour les activités qui ne sont pas faites conformément à la politique financière ou qui ne sont pas au calendrier.
    • Les frais de participation versés par les membres lors des randonnées de deux jours ou plus sont répartis ainsi :
      • Deux jours : 6 $ aux organisateurs / 4 $ au Club;
      • Trois jours et plus : 10 $ aux organisateurs / 5 $ au Club.

    Formulaires